Guía: Entiende qué es el teletrabajo y cómo implementarlo en tu empresa

Prepárate para el cambio

El trabajo remoto es una modalidad que beneficia a empresas y trabajadores por igual, sin embargo, para que funcione, es necesario comprender a la perfección todo lo que conlleva y saber qué hacer para potenciar sus resultados y minimizar sus riesgos.

Si estás haciendo la transición hacia esta forma de trabajar, consulta esta guía para que pongas en marcha las mejores prácticas que asegurarán la productividad de tu negocio a la distancia.

Conoce en esta guía:

  • ¿Por qué no debes temer a la implementación del teletrabajo?
  • El trabajo a distancia llegó para quedarse. ¿Está preparada tu organización?
  • Evita los problemas asociados al teletrabajo con estas buenas prácticas
  • 3 razones por qué debieras contratar a una consultora para adoptar el teletrabajo
  • Toma decisiones acertadas al implementar el teletrabajo

¿Por qué no debes temer a la implementación del teletrabajo?

Diseño sin título (1)

Cuando tu equipo trabaja conectado, a pesar de la distancia, no solo aseguras que tus operaciones continúen en marcha sino que obtienes 3 importantes beneficios:

1. Mejora la productividad

Retratamos este aspecto con un caso de éxito concreto, entre muchos que siguen la misma tendencia: en Perú, El Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi), lleva más de un año implementando el teletrabajo y obteniendo:

  • 30% de mayor productividad en el trabajo individual
  • 10% de mayor productividad en el trabajo en equipo
  • Ahorro de 45 de horas por trabajador

Según destaca el artículo de El Economista América sobre este caso de éxito, los 25 colaboradores que formaron parte de la implementación no solo mejoraron sus índices de productividad, en beneficio de la ciudadanía, sino que también se vieron beneficiados para pasar más tiempo junto a sus familias.

2. Contribuye a que los trabajadores sean más felices y proactivos

Para el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia el teletrabajo mejora la calidad de vida y aumenta el rendimiento, pues los colaboradores obtienen beneficios como:

  • Ahorro en dinero derivado de un menor uso de transporte
  • Mejora significativa de la alimentación y la salud de trabajadores
  • Aumento del cuidado físico derivado de más tiempo libre
  • Reducción de la huella de carbono y el impacto ambiental 
  • Mejora de relaciones interpersonales, tanto con los vecinos como amigos y familiares

Además, los colaboradores suelen estar más dispuestos al trabajo y los desafíos, sobre todo cuando se presentan problemas puntuales o la carga laboral está siendo más alta.

3. Crea una empresa tecnológica y disruptiva

Con herramientas tecnológicas puntuales obtienes control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas, mientras que los procesos se descentralizan, repercutiendo en mejores operaciones.

Asimismo, se ven beneficiadas las áreas de Recursos Humanos, a través de:

  • Mejora de procesos de reclutamiento al poder contratar trabajadores más calificados
  • Un mayor índice de retención de talento
  • El equilibrio entre los espacios laborales y personales de los colaboradores

En este caso, para eso sirven programas como los que ofrece eb|Metrics.

Ahora bien, ¿cómo lograr estos resultados? Con planificación y estrategia.

El trabajo a distancia llegó para quedarse. ¿Está preparada tu organización?

computadora con plan para teletrabajar

1. Destina los recursos necesarios 

Equipamiento

¿Cuentan los colaboradores con un computador con conexión a Internet desde sus casas? ¿Tienen estos computadores el software —gratuito o de pago— instalado?

Acceso a información

¿Pueden los colaboradores acceder a los datos de la organización o de los clientes de manera remota, pudiendo mantener al mismo tiempo la confidencialidad de estos? (Almacenamiento en “la nube”, VPN, etc.)

Comunicación

¿Cuáles serán las vías de comunicación y planificación? (WhatsApp, Slack, etc.) ¿De qué manera se reemplazarán las reuniones cara a cara durante el teletrabajo? (Zoom, Skype, etc.)

Espacio físico

¿Cuentan los colaboradores con un lugar cómodo, tranquilo y seguro para realizar sus tareas laborales? (Hogar, espacio de coworking, etc.)

2. Establece metas y objetivos medibles

Las organizaciones que se centran solo en el cumplimiento de horarios o que establecen metas ambiguas podrían tener dificultades para monitorear y hacer seguimiento del desempeño de sus colaboradores sin un control presencial.

Define objetivos específicos, medibles, alcanzables en un plazo delimitado, lo que permitirá a los colaboradores centrarse en lo que es más relevante.

3. Mantén a tus colaboradores conectados

Resuelve estas preguntas aplicando herramientas tecnológicas:

  • ¿Pueden los colaboradores acceder a los datos de la organización o de los clientes de manera remota? 
  • ¿Cuáles serán las vías de comunicación y planificación? 
  • ¿De qué manera se reemplazarán las reuniones cara a cara durante el teletrabajo?

4. Busca asesoría experta

Para aprovechar al máximo los beneficios del trabajo remoto es necesario crear una política que considere:

  • Aspectos legales
  • Metodologías de implementación exitosa
  • Trabajo con los stakeholders principales
  • Plan comunicacional

Cabe señalar, que aún ejecutando todo esto, es posible que surjan desafíos en el camino pues se trata de un gran cambio organizacional, por ello es importante que también sepas hacerles frente. 

Evita los problemas asociados al teletrabajo con estas buenas prácticas

Evita los problemas asociados al teletrabajo con estas buenas prácticas

Estos son los problemas más comunes que se asocian con el trabajo remoto y las acciones que te sirven para resolverlos:

1. Dificultades vinculadas a la legalidad

En Chile ya avanzamos en esta materia: la Cámara de Diputados ya aprobó el Proyecto de Ley Trabajo a Distancia que, según el Ministerio del Trabajo y Previsión Social, contempla aspectos como:

  • Reconocer legalmente la relación laboral entre empleador y teletrabajador en temas como derechos maternales, vacaciones, entre otros.
  • Contraer acuerdos de voluntades entre empleador y personas contratadas.
  • Implementar plazos de prueba (por lo menos 3 meses) para quienes pasen de la modalidad presencial a distancia, después de iniciada la relación laboral.
  • Contemplar el costo de elementos de protección personal y las herramientas de trabajo que necesita el trabajador para cumplir con sus funciones.

Es importante que te adaptes, tan pronto como te sea posible a esta normativa.

2. Problemas relacionados a la productividad

Sin comunicación, organización, ni un plan de trabajo con objetivos claros ni indicadores de desempeño, la operación se vuelve deficiente (y más desde lejos).

Por lo mismo, hay capacidades que, como líder a cargo de teletrabajadores, debes ejercitar, tal como señala el portal América Economía, y son:

  • Definir objetivos claros, donde la evolución y entregables puedan revisarse periódicamente.
  • Adoptar un modelo de gestión basado en resultados y no en horas cumplidas.
  • Desarrollar una política de implementación que defina la forma de trabajar y medir resultados.
  • Escuchar activamente las necesidades de los trabajadores.
  • Delegar tareas con base en puntos fuertes y débiles de cada miembro del equipo.
  • Fomentar el diálogo y la colaboración entre todos.

3. Riesgos asociados a la seguridad laboral

En el caso de Chile, la cobertura del seguro para quienes laboran a distancia se fundamenta en la Ley 16.744; cubre accidentes que se produzcan a causa o con ocasión de las labores que efectúen en virtud de su contrato y enfermedades provocadas de manera directa por el ejercicio de su profesión o trabajo, según explica la Superintendencia de Seguridad Social.

Para promover prácticas que mejoren el bienestar desde los lugares de trabajo y acciones preventivas contra los entornos inseguros, la Asociación Chilena de Seguridad recomienda que se sensibilice a los trabajadores sobre la importancia de:

  • Aislarse de fuentes de ruido externo (tráfico del vecindario, visitas, niños jugando, etc)
  • Mantener un espacio de trabajo ordenado para evitar caídas y golpes
  • Evitar consumir alimentos o líquidos calientes mientras se trabaje para impedir quemaduras
  • Descansar entre 8 a 10 minutos, después de 1 hora de trabajo de digitación intensa
  • Encontrar el equilibrio entre la vida personal y la profesional

Como ves, es una modalidad que no está exenta de riesgos que echen por la borda todos los esfuerzos, por ello también es recomendable que recibas asesoría experta durante el proceso de implementación. 

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3 razones por qué debieras contratar a una consultora para adoptar el teletrabajo

3 razones por qué debieras contratar a una consultora para adoptar el teletrabajo

1. Gestiona el cambio organizacional

Determina el escenario actual del negocio y lo que se espera lograr al adoptar el trabajo remoto:

  • ¿Qué nivel de preparación tienen los colaboradores y la organización para trabajar a distancia?
  • ¿Cómo lograr la gestión del cambio involucrando a todos los colaboradores?
  • ¿Es una medida temporal o a largo plazo?

2. Gestiona la comunicación

Identifica y propone vías efectivas de comunicación y planificación para todo el equipo. ¿Tienes claro con qué frecuencia se comunicarán y por qué medio? es una de las preguntas esenciales que debes responder, según indica la Harvard Business Review en su artículo sobre las 15 preguntas clave sobre trabajo remoto.

3. Acompaña la transición

Es un aporte para que el equipo entienda cómo hacer el trabajo a distancia y que confíen en que funcionará.

¿Qué debes tener previamente definido?

Para que el trabajo a distancia funcione de forma adecuada y aproveches al máximo la consultora que apoyará a tu equipo de trabajo, reflexiona y define:

 

La inversión en tecnología y otros recursos necesarios

  • Por ejemplo, si tendrás que adquirir notebooks para colaboradores que no tienen en su hogar y/o celular para quienes están constantemente llamando a los clientes. Además de otras herramientas para que administren el tiempo durante la jornada laboral.

Los medios de comunicación y herramientas para realizar labores a distancia

  • Es esencial que a los colaboradores les haga sentido el teletrabajo, que lo vean como un oportunidad para equilibrar la vida laboral y personal. Por lo mismo, cuando elijas una consultora plantéale tus expectativas y solicítale asesoría en cuanto a un software afín con la cultura organizacional que en términos generales te permita mejorar la gestión de personas, sin importar la distancia física con la que se encuentren.

Con todo esto, los expertos identificarán las mejores soluciones, prácticas y tecnologías que requiere tu equipo según sus necesidades y en conjunto lograrán los mejores resultados implementando el trabajo remoto.

Toma decisiones acertadas al implementar el teletrabajo

Trabajar de forma remota no es igual a hacerlo dentro de una oficina, por ello es básico que tu organización construya una cultura empresarial sólida donde los teletrabajadores se sientan productivos, valorados y a gusto, incluso a kilómetros de distancia. 

De contar con la disposición, las tecnologías y el apoyo de una consultora que te lleve de la mano en esta transformación, es más probable que los resultados de productividad en esta forma de trabajar se den por sí solos y que el desempeño de tus equipos alcance la excelencia.